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外貿業(yè)務部工作職責及流程
一. 外貿業(yè)務部的定性及定位
1. 外貿部門的工作性質與公司其他部門有別，直接與客戶接觸，深入了解市場變化和客戶需求，工作繁瑣而細致。
2. 外貿部門在很大程度上代表公司形象，體現(xiàn)公司文化，因此工作態(tài)度和效率尤為重要。
3. 外貿部門作為公司與客戶之間的橋梁，負責將產品和服務推向市場，同時傳達客戶信息至公司內部。
4. 外貿部門工作人員應原則性與靈活性并存，認真負責，具有溝通能力、協(xié)調能力和組織能力。
5. 部門內員工應充分合作，有序工作，堅持規(guī)范的業(yè)務流程，以避免問題發(fā)生。
二. 外貿業(yè)務部門的工作流程
1. 外部聯(lián)系：與客戶、報關公司、運輸公司、倉庫、銀行、船公司等的外部溝通。
2. 內部交流：與其他部門如采購部、生產部的配合。
3. 所需資料表格：包括樣辦單、報價單、形式發(fā)票、成本分析單、生產加工單、采購單、驗貨報表、財務跟蹤單、裝箱單等。
4. 工作要求：采購部與生產部的協(xié)調，及時處理訂單，確保產品質量，遵守交貨時間。
三. 外貿部門的基本特點和工作規(guī)范
1. 工作周期長，工作隱性強，需要時間積累和堅持。
2. 工作方式需與工廠工作同步，但公司給予一定的自由度。
3. 部門上班時間：8:00-12:00, 1:30-6:00，通常不加班。
4. 外貿主管有一定的處理事情的特權，如價格和交貨期的靈活處理。
5. 外貿部門人員要求少而精，性格要求誠實、勤奮、活潑、開朗，具有合作和團隊精神。
四. 外貿部門人員配備、工作權限及崗位職責
1. 經理：負責本部門的長期規(guī)劃，開拓市場，領導主管，檢查訂單情況，參加展覽會等。
2. 部門主管：協(xié)助經理開拓市場，負責客戶交流和管理，安排具體工作，協(xié)調部門運作，處理重要問題等。
3. 會計：負責財務事項，如賬務記錄、訂單賬務記錄、尾數(shù)款回收、配件貨款支付等。
4. 助理或采購：負責樣辦配件采購、訂單配件采購和跟蹤、尋找供貨商、配件價格和質量控制等。
五. 付款方式的選擇
公司外貿部門的收款方式包括現(xiàn)金付款、電匯、信用證等，不接受D/P、D/A、速匯金、西聯(lián)匯款、網上付款、信用卡付款和支票等付款方式。原則上只有公司在收到尾數(shù)款后才安排出貨。
六. 工作的開展及要求
公司會安排參加各種專業(yè)展覽會，發(fā)布廣告，選取網上貿易平臺接觸客戶，開發(fā)市場?？蛻舴植既汉喴攀黾疤攸c包括歐洲區(qū)、美洲區(qū)、中東區(qū)、亞洲區(qū)、非洲區(qū)、大洋洲區(qū)等。
七. 備注
公司要求外貿部門在與客戶接觸時注意言詞用語，避免引起誤會，合同條款應明確，提供給客人的資料應準確、清楚、明了。關于貨款，公司原則上在貨款沒有到賬的前提下不出貨。
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