對(duì)于上級(jí)來(lái)文，錄入電腦后，可同時(shí)打印收文批閱承辦箋和收文登記簿。

打印收文登記簿像打印存折那樣自動(dòng)接上次打印，當(dāng)然也可以指定本次打印起始行。

收文序號(hào)由電腦自動(dòng)編號(hào)，收文序號(hào)打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發(fā)文件時(shí)檢索。

本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫(kù)，供以后查詢及入檔時(shí)調(diào)用。

如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出補(bǔ)充打印。 可以各部室行一個(gè)總號(hào)，如 *中銀，也可以行多個(gè)號(hào)，如*中銀財(cái)，*中銀黨。

系統(tǒng)按年度自動(dòng)對(duì)行文編號(hào)，包括行文序號(hào)和行文字號(hào)。

行文登記后，可打印“行發(fā)文”和“行文登記簿”，“行文登記簿”可自動(dòng)接上次行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可積累一段時(shí)間后統(tǒng)一打印。

登記時(shí)只需手工輸入三項(xiàng)內(nèi)容：“附件”、“主題詞”和“標(biāo)題”，其它內(nèi)容在備選項(xiàng)中選擇即可，如“主送”“抄送”“封發(fā)日期”等等，當(dāng)然這需要你事先做一些必要的設(shè)置。

本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫(kù)，供以后查詢及入檔時(shí)調(diào)用。 可以任選以下一種作為本單位的檔案分類方案：

“年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限”分類法；

“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”分類法；

“機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限—年度”分類法；

“機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—年度—保管期限”分類法；

“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”分類法；

“保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—年度”分類法；

“年度—保管期限”分類法。

檔案文件的來(lái)源分四類，即來(lái)自收文、來(lái)自行文、新增內(nèi)容，進(jìn)行檔案錄入時(shí)，對(duì)于前兩種，只需錄入相應(yīng)收文（或行文）序號(hào)，即調(diào)出將相應(yīng)文件，新增內(nèi)容是指會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其它未經(jīng)本系統(tǒng)登記的文件，這類文件手工錄入即可。

檔號(hào)、責(zé)任者等均為電腦自動(dòng)產(chǎn)生。

檔號(hào)格式可以自定義。

可打印的內(nèi)容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。 可分別對(duì)收文數(shù)據(jù)、行文數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。

可指定一個(gè)或多個(gè)條件進(jìn)行查詢，如對(duì)于收文數(shù)據(jù)可指定“標(biāo)題包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多個(gè)條件進(jìn)行查詢，所指定條件是“并且“關(guān)系。

可打印查詢報(bào)告，打印出所查詢到的內(nèi)容。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應(yīng)涵蓋檔案管理活動(dòng)中需要用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括對(duì)檔案數(shù)字化工作中的掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、修版、文字識(shí)別(OCR)、正文錄入、校對(duì)、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能，并能實(shí)現(xiàn)根據(jù)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號(hào)自動(dòng)標(biāo)引的功能）；檢索查詢；借閱管理；檔案利用；檔案編研；輔助實(shí)體管理(包括對(duì)檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級(jí)變更等進(jìn)行相應(yīng)的管理或處理)。

主要功能一是通過(guò)與公文管理子系統(tǒng)的連接實(shí)現(xiàn)綜合辦公系統(tǒng)的收、發(fā)文在流轉(zhuǎn)結(jié)束后進(jìn)行預(yù)歸檔，通過(guò)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)接口，將需要?dú)w檔的信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)。二是通過(guò)對(duì)已有館藏文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實(shí)物檔案等的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的全面自動(dòng)化管理和提供不受用戶站點(diǎn)限制的網(wǎng)絡(luò)查詢利用服務(wù)。

根據(jù)當(dāng)前IT技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用潮流，參照國(guó)內(nèi)數(shù)字化檔案館的應(yīng)用需求，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的模塊：

●檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊

●檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理模塊

●檔案數(shù)據(jù)查詢利用模塊

●系統(tǒng)維護(hù)模塊

●系統(tǒng)幫助模塊

●用戶權(quán)限分配模塊