「來源: ｜新鮮雜談 ID：xinxianzatan」

一提到外貿(mào)，大家立馬就想到時差，就想到需要加班，需要熬夜，所以很多人對外貿(mào)工作的印象就是戴著黑眼圈在上班。事實上是不是這樣的呢？為什么要熬夜？怎么樣做才可以不熬夜呢？

從2007年創(chuàng)業(yè)到2015年，公司緩慢成長，需要大量的積累客戶數(shù)據(jù)，招聘培訓人，大量的做打樣單、報價單、采購單、形式發(fā)票、物流單證等等，跟進訂單，打包裝，送拿貨，反正就是什么事情都要做，時間總是不夠用，所以常常熬夜，晚上一兩點睡覺都很正常，有的時候熬通宵。特別是冬天，熬夜到四五點回家，出門又餓又冷，然后就在茶山鎮(zhèn)茶園路的杭州小籠包吃點東西再回家，以至于這個餐館的老板和老板娘都認識我，見證了我多年熬夜加班的過程。

這個熬夜不是熬夜打游戲，而是熬夜做各種單據(jù)表格，回復(fù)客人，跟進訂單等等，甚至早期還需要自己復(fù)核各種結(jié)算，真正是集各種工作于一身，身兼多職，之所以這么辛苦，是為了多賺錢，也是為了公司能夠活下去。

大家會說，你當老板要熬夜，這個是你自己愿意嘛。員工需不需要熬夜呢？

我們公司有幾個例子值得分享。林子姐是2010年加入我們公司，她算是公司的一個勤奮努力的代表，早期為了及時跟客人溝通好訂單細節(jié)，晚上睡覺調(diào)鬧鐘每2個小時響一次起來查看和回復(fù)郵件，這個應(yīng)該是最極端的了。林子姐在結(jié)婚的當天還在公司群溝通工作，生完小孩的當天還在公司群談工作，這是我們公司的勞模。

2013年入職的Fische和Andy，在2014年幾乎每天熬夜到凌晨2點在宿舍加班，主要是做客戶開發(fā)，收集客戶網(wǎng)址和郵箱，發(fā)送客戶開發(fā)信，非常努力，在2014年年底拿到了33萬的提成，入職第一年就能拿到33萬的提成，這在公司還是一個紀錄未被打破。

蔣先生，2008年加入我們公司，客人主要以美國的一些知名品牌為主，大客人訂單多，客人也多，所以長期反轉(zhuǎn)時差，晚上回復(fù)跟進客人，天亮時睡覺，上午十點或者十一點起來跟跟單和供應(yīng)商溝通。蔣先生是我們公司的銷售冠軍，但是長期熬夜，導致身體免疫功能下降，對身體傷害也很大。

熬夜加班，肯定不是好事情，肯定有地方?jīng)]有理順。就像有個視頻說的，煩就是因為沒有理順，順了就不煩了。忙，也就是沒有安排好時間，或者沒有安排好事情，或者沒有用好工具。

創(chuàng)業(yè)初期人員少，經(jīng)驗不足，需要花時間花精力摸索和學習，這個從某種道理上也說得過去，但是如果長期這樣，就一定是有問題。

我們逐漸地招聘專門的跟單同事、財務(wù)也好幾位同事，同時引用了ERP業(yè)務(wù)流程管理軟件，對業(yè)務(wù)優(yōu)秀的同事，因為訂單多任務(wù)重，就招聘了助理進行任務(wù)分擔。

有了ERP軟件，就不用浪費太多的時間去做表格，可以節(jié)省大量的時間。每個業(yè)務(wù)員的數(shù)據(jù)也可以通過系統(tǒng)可以查看，不需要擔心數(shù)據(jù)凌亂無法管理。

有了專門的跟單同事，外貿(mào)業(yè)務(wù)員就不用花大量的時間去幫重慶和深圳的同事跟單，就可以節(jié)省大量的時間做業(yè)務(wù)，收集客戶數(shù)據(jù)，發(fā)客戶開發(fā)信。業(yè)務(wù)員的時間很寶貴，所以不能浪費太多的時間在跟業(yè)務(wù)無關(guān)的事情上，盡可能多的花時間找客戶，和客戶溝通，跟進自己的訂單流程，避免哪個細節(jié)出錯。這樣業(yè)務(wù)員增加的效率賺回來的利潤就可以招更多的人。

每個業(yè)務(wù)員自己有二三十個優(yōu)質(zhì)客戶，基本上時間就會被占完。想要開發(fā)出更多的新客人，做更多的訂單，就會擠壓自己的休息時間。這個問題一直很無解，我們都提倡自己的事情自己干，但是最后會發(fā)現(xiàn)這是一個謬論。自己的事情也可以別人干，你為別人提供報酬，讓別人賺到錢，讓別人學會技能，這是互惠互利的事情啊。而且你自己就有更多的時間去做更多的事情啦，把自己的時間更加高效化，這樣就可以賺回幾倍的利潤。

我也逐漸地把自己手里的客人交給團隊成員去跟進，自己不再做銷售，只做培訓指導工作，不斷地找新的方法和團隊分享，不斷地找一些新的產(chǎn)品和供應(yīng)商，新的客戶領(lǐng)域和團隊分享，團隊就更有方法、更有方向找到更多客人。這比我自己做業(yè)務(wù)銷售量可大多了。我的認識就是，不要只靠自己，自己再厲害，就像齊天大圣孫悟空一樣，你再厲害，妖怪多了你也打不過來。你只有可以大量的復(fù)制自己，你才可以打更多的妖怪。所以我就把我知道的所有技巧都教給團隊，讓他們成為優(yōu)秀的外貿(mào)業(yè)務(wù)員，他們都做得非常不錯了，公司自然就發(fā)展得不錯。

到了2018年左右，公司招聘的人越來越多，辦公室越換越大，我們就在思考一個問題。我們的外貿(mào)業(yè)務(wù)員把時間花最多做的時間是什么？是找客戶，發(fā)郵件，那這個能不能通過軟件代替呢？于是我們就找到了一些計算機領(lǐng)域的專家建立校企聯(lián)合項目，開始著手軟件的研發(fā)。

到2021年軟件終于研發(fā)出來，可以大大地提高效率，可以一鍵找回幾千個甚至幾萬個客人回來，業(yè)務(wù)同事就不用再一個一個復(fù)制粘貼了，還可以群發(fā)郵件，這樣就節(jié)省了大量的時間。想當初，靠人工每個小時最多找50個客戶數(shù)據(jù)，現(xiàn)在一個小時可以找一千個，這個效率提高了20倍，對我們銷售工作效率提高了太多。

外貿(mào)工作，熬夜，主要就是找客人、做單據(jù)、發(fā)郵件，如果用軟件代替了這些工作，就沒有必要熬夜了。軟件幫我們省去大量的手頭工作，這讓我們效率更高。

有的同事說，但是時差仍然存在啊。對的，時差仍然存在，但是我們逐漸地養(yǎng)成讓客人來迎合我們的時間。正常睡覺起床，在睡前和上班的時候回復(fù)客人郵件，讓他們知道我們的作息，他們也就慢慢適應(yīng)我們了。

要不要迎合客人的時間，這個不重要。重要的是，你有沒有幫助客人解決問題，能不能按時按質(zhì)提供給客人他們想要的產(chǎn)品，這才是最重要的。只有客人花錢買到了他想要的東西，價錢合理、服務(wù)周到、質(zhì)量可靠，那客人還有什么抱怨的呢？

如果太忙，想一想，有沒有好的軟件或者工具可以幫忙，這樣可以節(jié)省大量的時間，就再也不用熬夜加班啦。

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