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檔案管理軟件的檔案管理一體化系統(tǒng)
對于上級來文，錄入電腦后，可同時打印收文批閱承辦箋和收文登記簿。
打印收文登記簿像打印存折那樣自動接上次打印，當(dāng)然也可以指定本次打印起始行。
收文序號由電腦自動編號，收文序號打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發(fā)文件時檢索。
本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫，供以后查詢及入檔時調(diào)用。
如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出補充打印。 可以各部室行一個總號，如 *中銀，也可以行多個號，如*中銀財，*中銀黨。
系統(tǒng)按年度自動對行文編號，包括行文序號和行文字號。
行文登記后，可打印“行發(fā)文”和“行文登記簿”，“行文登記簿”可自動接上次行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可積累一段時間后統(tǒng)一打印。
登記時只需手工輸入三項內(nèi)容：“附件”、“主題詞”和“標(biāo)題”，其它內(nèi)容在備選項中選擇即可，如“主送”“抄送”“封發(fā)日期”等等，當(dāng)然這需要你事先做一些必要的設(shè)置。
本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫，供以后查詢及入檔時調(diào)用。 可以任選以下一種作為本單位的檔案分類方案：
“年度—機構(gòu)(問題)—保管期限”分類法；
“年度—保管期限—機構(gòu)(問題)”分類法；
“機構(gòu)(問題)—保管期限—年度”分類法；
“機構(gòu)(問題)—年度—保管期限”分類法；
“保管期限—年度—機構(gòu)(問題)”分類法；
“保管期限—機構(gòu)(問題)—年度”分類法；
“年度—保管期限”分類法。
檔案文件的來源分四類，即來自收文、來自行文、新增內(nèi)容，進行檔案錄入時，對于前兩種，只需錄入相應(yīng)收文（或行文）序號，即調(diào)出將相應(yīng)文件，新增內(nèi)容是指會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其它未經(jīng)本系統(tǒng)登記的文件，這類文件手工錄入即可。
檔號、責(zé)任者等均為電腦自動產(chǎn)生。
檔號格式可以自定義。
可打印的內(nèi)容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。 可分別對收文數(shù)據(jù)、行文數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)進行查詢。
可指定一個或多個條件進行查詢，如對于收文數(shù)據(jù)可指定“標(biāo)題包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多個條件進行查詢，所指定條件是“并且“關(guān)系。
可打印查詢報告，打印出所查詢到的內(nèi)容。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應(yīng)涵蓋檔案管理活動中需要用計算機進行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括對檔案數(shù)字化工作中的掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、修版、文字識別(OCR)、正文錄入、校對、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能實現(xiàn)根據(jù)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號自動標(biāo)引的功能）；檢索查詢；借閱管理；檔案利用；檔案編研；輔助實體管理(包括對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應(yīng)的管理或處理)。
主要功能一是通過與公文管理子系統(tǒng)的連接實現(xiàn)綜合辦公系統(tǒng)的收、發(fā)文在流轉(zhuǎn)結(jié)束后進行預(yù)歸檔，通過系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)接口，將需要歸檔的信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)。二是通過對已有館藏文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實物檔案等的數(shù)字化，實現(xiàn)檔案的全面自動化管理和提供不受用戶站點限制的網(wǎng)絡(luò)查詢利用服務(wù)。
根據(jù)當(dāng)前IT技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用潮流，參照國內(nèi)數(shù)字化檔案館的應(yīng)用需求，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下幾個方面的模塊：
●檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊
●檔案數(shù)據(jù)存儲及管理模塊
●檔案數(shù)據(jù)查詢利用模塊
●系統(tǒng)維護模塊
●系統(tǒng)幫助模塊
●用戶權(quán)限分配模塊
多重隨機標(biāo)簽